●专题报道●
清远市召开各级档案馆晋级工作会议
8月28日，清远市政府召开全市档案馆晋级工作会议。参加会议的有各县（市、区）人民政府分管档案工作的领导、档案局局长和市直部分民生档案工作重点单位以及市档案局全体干部。
会议由市政府副秘书长温国伟主持。市档案局局长王振华作全市档案馆晋级工作报告，温国伟副秘书长受许国副市长的委托在会议上作重要讲话，市档案局副局长朱小兵宣读市政府办公室“关于开展各级国家档案馆晋级工作的通知”和“关于成立清远市国家档案馆晋级工作领导小组的通知”，清城区、佛冈县人民政府也在会上分别作开展档案馆达标工作经验介绍。
王振华局长在会议上指出：这次会议是贯彻落实全省档案工作会议精神，全面启动我市档案馆晋级工作的动员会议。为力争完成我市县级以上档案馆晋级工作任务，王局长强调：全市各级档案馆必须鼓足干劲，确保我市各级档案馆晋级工作全面完成。要严格按照《广东省各级国家档案馆目标管理考核标准》的要求，抓好“三个到位，三个改善”：一是各级领导重视到位，改善档案保管保护条件。档案工作是各级政府工作的重要组成部分，是一项服务社会、服务民生的基础性工程。各级政府和部门应在人、财、物方面为档案馆晋级提供保障条件。二是档案馆基础工作到位，改善和丰富馆藏。要认真抓好接收收集工作，在丰富馆藏的基础上努力改善馆藏结构，注重紧贴政府中心工作，广泛接收民生档案。三是档案馆为社会服务工作到位，改善服务质量。要建立多元检索体系，更加主动有效地开发档案信息资源，尤其在为民生服务上要突出档案的信息时效性。提高网上利用和已公开现行文件服务的手段，努力促进档案馆走向公共型、开放型档案馆。
温国伟副秘书长在会上作了重要讲话。他指出：这次会议是市政府批准召开的，表明了市政府对全市各级档案馆晋级工作的重视和支持。温副秘书长指出：去年以来，全市档案工作开拓创新，扎实工作。在行政管理、馆藏档案资源建设、档案公共服务、信息资源开发等方面上了一个新台阶，这不仅是全市档案工作者艰苦奋斗，团结拼搏的结果，也充分体现了档案干部兢兢业业、默默奉献的精神风貌。为确保全面完成档案馆晋级工作任务，全市各级档案部门要迅速行动、明确任务、狠抓落实。一要加强领导抓投入。各县（市、区）、各有关部门要千方百计为档案事业的发展创造良好的外部条件，为全市档案馆晋级工作提供有力保障，特别是要确保省档案局规定的每卷2元以上的档案保护专项经费要落实到位，并纳入同级财政预算。二要埋头苦干抓落实。继续发扬档案工作者脚踏实地、勇于奉献的精神，制定措施、精心组织，确保晋级工作顺利开展。三是创新措施抓服务，各级档案馆要拓宽服务渠道，创造更多的服务方式，提供更多的档案文化产品，为经济建设与和谐社会构建贡献力量。四要加强建设抓保障。切实重视档案基础设施的建设，按照国家、省档案局关于县级馆面积要达到3000平方米的硬件条件，各地要结合自身实际，创新思路、创新方式，通过置换、调整等办法，想方设法确保档案馆库面积短期内达标。五要以人为本抓队伍。要进一步优化干部队伍结构，加强队伍建设，着力强化队伍的奉献精神，敬业精神。
（清远市档案局 李杨爱）
●工作交流●
因汶川地震引发的思考
——浅谈不断加强档案管理水平推动先进文化建设
清远市中心血站 姜喜军
2008年5月12日14时28分汶川发生8.0级地震，这场天灾震惊中外，不仅仅因为这次破坏性极强的自然灾害造成大量人员伤亡、财产损失严重，我们的国家、党、军队以及人民在大灾大难面前表现出前所未有的团结、勇敢、坚强，这种万众一心、不屈不挠的民族精神让全世界重新认识了中国。在汶川，各行各业的人们包括大量的新闻工作者，源源不断用各种文字、图表、声像等形式记录了不寻常的历史时刻，拍摄了很多感人的瞬间和画面，通过卫星等现代高科技手段向世界直播抗震救灾现场。这些资料直接形成了对国家和社会具有保存价值、珍贵的历史记录。也正是因为新闻媒体利用档案资料进行及时、真实的正面报道，使人们切实感受到国家、政府和社会对待灾难采取的积极负责态度，鼓舞、激发了民族的认同感和归属感，形成了强大的精神力量，进而自发地参与到抗震救灾工作中。中国令世界刮目相看，改革开放三十年，人民不仅创造了的丰富的物质文明，而且继承和发扬了中华民族文化的精髓，创造了先进的精神财富，使任何国家、任何人都不敢小窥中国人民的力量。
通过事件提示我们：档案与文化之间是否存在必然联系？怎样利用它们之间的这种关系更好地指导实践工作？
一、文化与档案的必然联系
（一）文化和档案的概念
文化是人类在社会历史发展过程中所创造的物质和精神财富的总和。文化涵盖面非常广泛，它是人们长期创造形成的产物, 以一种意识形态体现人类生存和繁衍的模式，是社会和历史现象，是一个国家或民族的历史、地理、风土人情、传统习俗、生活方式、文学艺术、行为规范、思维方式、价值观念等①。广义的文化包括物质（态）文化、制度文化、行为文化、心理（态）文化四个方面。物质文化是一种可见的显性文化，指人类创造的种种物质文明，包括交通工具、服饰、日常用品等；制度、行为和心理文化属于不可见的隐性文化，分别指生活制度、家庭制度、社会制度以及思维方式、宗教信仰、审美情趣，包括文学、哲学、政治等方面内容。文化的存在依赖了人们创造和运用符号的能力，传递和保存复杂的信息②。
《中华人民共和国档案法》对档案的定义是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录③。档案是人类社会文明的产物，记载历史和文化。
（二）文化与档案的辩证关系
从文化和档案的定义中，已经指出两者之间存在着唇齿相依的关系。有人认为档案也是一种文化，应归属于广义的文化范畴；也有人认为档案是历史文化遗产，历史的凭证，历史文明之母和文化之母，应高于文化。我认为，档案与文化是相对的辨证统一关系，如同鸡与蛋的命题，先有鸡还是先有蛋？先有文化还是先有档案？古今中外,档案的内容包罗万象，浩如烟海，上至天文、下至地理,涉及所有的学科和领域。档案记载着国家的诞生和发展，涉及政治、经济、军事、文化等方方面面的内容，也记载着人类开展工作和生产活动的各种各样的信息，这里面都蕴含、体现着文化。档案是文化的一种表现形式，承载、记录文化，是文化的延伸；而文化则是档案的内涵，借助档案这种形式反映一个国家宝贵的历史财富。因此说，没有文化何来档案，没有档案的记载，文化无法延续。
二、不断提高档案管理水平推动先进文化建设
（一）不断转变档案管理观念，是推动先进文化建设的前提条件
随着科学技术的进步，生产力水平不断提高，经济快速发展，人们不仅仅满足于日益提高的物质生活，追求精神生活，加之现代信息来源日趋多样性，人民群众开始更多关注涉及精神层面的文化，参政议政的积极性提高，参与民主意识加强，民主监督、权益、法律等理性意识增强。档案作为重要的信息源，怎样满足人们日趋增长的先进文化需要，解决新问题，新思想，作到公开、及时、有效地指引先进文化的方向。就要不断转变档案管理观念才能适应现代文明发展的需要。
今年春季我国16个省份暴发流行了手足口病，数万名儿童感染肠道EV71病毒，首先发现和报告病例的安徽阜阳有22名孩子因此夭折。“从第一例患儿死亡到4月27日官方疫情发布，一共经历了28天。”“对于一种已经被发现近40年的病毒，确认为何需要4周时间？”“阜阳不存在迟报？” EV71病毒引起人们的恐慌，在一片质疑声中，我们发现在频频发生的突发公共事件面前，无论是政府还是卫生防疫部门或是相关机构，常规办文程序使信息传播速度严重滞后，转变思想观念，加快行业信息渠道畅通对疏导民众心理至关重要。
档案管理的最终目的是利用，但并不是说放进档案室再拿出来才叫利用。如果不转变管理观念，只知道默守陈规，依照程序按部就班，档案利用往往形式多于内容。汶川地震中，边收集第一手材料边利用边宣传，减少信息滞后带给先进文化的不良影响。许多部门和单位实行OA文档一体无纸化办公，就是在档案管理固有的模式上，利用计算机网络技术，减少繁杂的办文程序和环节，提高工作效率，提升档案管理水平，推动先进文化建设。
（二）不断创新档案管理方法是保障先进文化建设的有效手段
档案人员通常掌握大量时效性的信息，这些资料可能因为各种原因未被利用最终形成了束之高阁档案，但不是所有的档案都是需要严格保密无法利用的。对于上级普发性的文件，如制度、规定等等，这些与群众利益息息相关的信息，是需要人人周知的，但鉴于文件的页数太多，任何一个单位根本不可能作到人手一册，也不可能每个文件精神都通过开会传达，文件的借阅又有严格的规定，导致存入档案室的文件因为管理而闭塞信息，造成先进文化需要多渠道特别是通过档案形式传递无法实现。这就是使用信息过程中，档案管理方法与先进文化发生的矛盾和冲突。解决问题的方法就是不断创新档案管理方法，拓宽信息渠道、扩大信息范围，提高信息传递速度，特别是在档案管理实践工作中，注意利用电脑网络技术，适应先进文化的传播和建设。
网络QQ风靡世界不仅仅是因为拥有亿万用户，强大的通讯功能让人们通过语音视频聊天、手机短讯、聊天室、传输文件服务等功能瞬间完成异地甚至地球两极的信息交流；以往用E-mail发送邮件，特别是在大量图片传送，图片占用内存空间过大，常常影响发送速度，有时导致发送失败，使用QQ文件上传功能，这些问题可以迎刃而解；利用QQ群将扫描后贮存文件在几秒钟内在群内发布，真正实现文件上传下达瞬间完成；档案管理人员使用档案管理软件的时候，经常会遇到一些技术问题，将QQ用户功能设置中的远程协助引入档案软件的维护上，在不同的地域第一时间实现工程技术人员对程序的维护，保证档案管理软件使用的效果，将维护成本降至为零。
高新科技手段运用冲击着传统档案的管理方法，合理引入和利用先进的互联网技术，在传统档案管理方法上输注现代时尚元素，对推进先进文化建设起到积极作用。
（三）不断发挥档案的社会效益推动先进文化建设双利双赢
随着全球经济日趋一体化，社会经济进步发展，人们认识、改造世界的能力不断加强，导致社会文化的形式、内容以及表现越来越多元化，档案管理工作也早已不是单一部门的工作内容，涉及到经济社会的各个领域，在各行各业日常工作、学习中发挥着越来越大的作用。先进文化通过档案这种载体显示出巨大精神力量，档案工作只有与时俱进，主动指导实践工作，才能不断提升自身的利用价值，形成非常可观的社会效益，为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。5.12汶川地震从一个侧面解读和论证了档案与文化这种相互推动的双利双赢作用。
① 、②摘录百度百科：文化的定义、概述、内容；③《档案法》中档案的定义
清远市四措并举力推档案馆晋级
清远市档案局 李杨爱
省档案局要求在全省范围内开展国家档案馆晋级活动，清远市有市档案馆、英德市、连州市、佛冈县、清新县、连山县、连南县、阳山县等8个档案馆2008年内晋升省一级。为配合清远创建全国文明城市工作，市政府也要求清城区档案馆争取两年内晋升为国家一级档案馆，全市档案馆面临着全线晋升的任务。档案馆晋级工作标准高，要求严，作为经济欠发达地区的清远市，在馆库建设和档案事业经费方面，差距较大，困难较多，如何确保完成晋级任务，确实是一场攻坚战。面对我市档案馆工作总体发展不平衡，我们认为，档案馆晋级重在夯实基础，规范管理，要达到这样的目标，人、财、物的投入是关键，争取良好的外部条件落脚点是争取政府的重视支持。因此，市档案局班子迎难而上，亮出新招，全力争取市政府的重视支持，在一个多月的时间内，市政府相继出台多项措施，推进档案馆晋级工作，主要表现在“四个一”上：
机构——成立一个领导小组。为加强组织领导，市政府以清府办函（2008）141号文下发“关于成立清远市开展各级国家档案馆晋级工作领导小组的通知”，副市长许国任组长，市委、市政府副秘书长温国伟和市档案局局长王振华分别任副组长，市财政局副局长陈能然、市档案局副局长朱小兵、李杨爱分别为小组成员，并下设办公室，由市档案局副调研员陈南妹任主任。设立档案馆晋级工作领导机构，从组织上为晋级提供了重要的组织保证，体现了市政府的高度重视和工作决心。
要求——下达一份通知。为全面推进我市档案馆晋级工作，市政府于2008年8月15日印发“关于开展各级国家档案馆晋级工作的通知”。该文要求，各县（市、区）人民政府要将档案馆晋级工作作为头等大事来抓，切实解决档案馆日常工作中遇到的人、财、物方面的问题，在馆库、经费、设备、人员等方面提出“三个解决”的硬指标。一是解决档案馆库房问题。要求县级档案馆面积要达到3000平方米以上。二是解决档案馆档案保护经费不足问题。要按国家、省的要求，档案馆事业经费应列入同级财政预算并随地方经济增长而逐年递增，档案保护费要求达到每卷每年2元以上。三是解决档案馆设施问题，档案馆应配备符合晋级考核标准的设施设备，并逐步开展数字化工作。此文的下发，对全市档案馆晋级工作起到了保驾护航的作用。
动员——召开一次会议。8月28日，市政府召开了全市档案馆晋级工作会议，参加会议的有各县（市、区）政府分管档案工作的领导、档案局局长和市直部分民生档案工作重点单位以及市档案局全体同志。市委市政府副秘书长温国伟主持会议并在会上代表许国副市长作重要讲话，讲话中强调：一是抓投入。强调要为档案事业发展创造良好外部条件，档案事业经费落实到位并纳入同级财政预算，在档案保护专项经费上做到未达到2元的要补足，达到2元的要纳入财政预算。二是抓保障。重视档案馆基础设施建设，按照国家、省档案局关于馆库面积的硬件条件，要求各地要创新思路、创新办法，想方设法确保档案馆库面积短期内达标。三是抓落实。档案部门要发扬脚踏实地、勇于奉献的精神，制定措施，精心组织，推进工作。四是抓服务，各级档案馆要拓宽服务渠道，创新服务方式，挖掘档案信息资源为经济社会和民生服务。通过四个“抓”，提升档案馆工作整体水平的标杆，向开放型、公共型档案馆迈进。
市档案局局长王振华在会上作动员报告。他指出：全市各级档案部门必须鼓足干劲，确保全面完成我市档案馆晋级工作，并提出“三个到位，三个改善”：一是各级领导重视到位，改善档案保管保护条件。着重抓好人、财、物方面的投入。二是档案馆基础工作到位，改善和丰富馆藏，抓好“收、管、用”工作。三是档案馆为社会服务工作到位，改善服务质量。紧贴政府中心工作，紧扣民生服务主题，充分发挥档案的社会和经济效益。
会上，市档案局副局长朱小兵宣读了市政府办“关于开展各级国家档案馆晋级工作领导小组的通知”，清城区、佛冈县人民政府也分别作了达标工作经验介绍。
这次会议是建市二十年来关于档案馆工作规格最高的一次会议，对于进一步动员全市上下，全力以赴开展档案馆晋级工作将起到积极的作用。
跟进——印发一个通报。全市档案馆晋级工作时间紧、任务重，积极跟进，抓好落实是重要一环。在召开全市性的动员后，市政府办又于9月初印发了“关于清远市各级档案馆基本情况的通报”，该通报针对馆库面积不够、经费投入不足的现状，指出了全市各级档案馆在晋级方面存在的主要问题，通报了全市档案馆馆库面积和档案事业经费投入尤其是各档案馆缺口面积、缺口资金的情况，通过这一举措，引起各级政府、各部门的重视，进而明确目标，加大对档案事业的投入，完成既定任务。
档案馆的晋级工作是一项系统工程，只有坚持从争取当地政府的支持着手，协调部门、注重实效，扎实工作，才能通过晋级工作抓基础、抓建设、抓武装，有力促进档案工作整体水平提升到新的高度。
宣传贯彻八号令的具体做法
清远市教育局 何新华
宣传贯彻国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称8号令）的具体做法：
1、以点带面，分级培训。8号令业务性强，涉及面广，我们通过举办培训班、召开会议等多种形式开展对8号令的学习，熟悉编制《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的标准、要求、方法和格式，为全面贯彻实施8号令打下基础。比如2007年6月12日清远市档案局在国际展中心举办了市直单位档案工作人员和清远市各县（市、区）档案局业务骨干培训班，本单位综合档案室负责人（专职档案员）参加培训。2007年9月6日，为迎接市档案局开展的综合档案室档案安全管理管理的抽查，召开了本单位专（兼）职档案员会议，对照标准和要求，开展自查自纠。2008年1月23日，在市教育局办公楼10楼会议室召开市教育局专（兼）职档案员和市直各院校档案员会议：宣传贯彻8号令；学习、讨论清远市教育局综合档案室灾害应急预案；认真学习深刻领会清档案发[2008]1号文件精神。2008年4月17日，在清新县一小召开清远市教育系统办公室主任暨档案工作会议，会上由清远市教育局综合档案室负责人作了专题发言：传达清远市市直机关牵头单位档案工作会议精神，重点解读8号令文件内容，第二天组织了全体参会人员参观清新县两所有代表性的学校（清新县第一中学、太平中心小学）综合档案室。
2、理论联系实际，做好本单位《归档文件范围和保管期表》的编制工作。根据国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，统筹考虑本机关档案分类方案，深入调查本机关各科室的职能任务，结合本机关职能和各部门工作实际，在本机关原有文件材料归档范围和文书档案保管期表的基础上，广泛征求本机关各部门的意见，制订出新的文书档案保管期限表，于2008年3月送清远市档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期表审查委员会审查并顺利通过（详见清档案发[2008]28号文）。
3、认真学习，深刻领会8号令文件精神。8号令实施的范围为各级党政机关、人民团体、具有管理职能的事业单位（包括二级单位）。编制对象为机关的文书档案。军队系统、企事业单位可参照执行。8号令实施的时间进度，新的规定自颁布之日起执行，旧的规定同时废止。清远市教育局率先垂范，2007年度的文书档案采用新的保管期限表，各县（市、区）教育局、全市各学校力争于2008年全面铺开，2009年完成。8号令的新规定与1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》如下几点明显区别：①保管期限的划分不同。大家知道，旧的文书档案的保管期限分为永久、长期（15至50年）和短期（15年以下）。而新规定分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，总的说来，新规定更为具体。②充分体现“以人为本”的归档原则。8号令坚持以人为本，树立全面、协调、可持续发展的科学发展观，促进档案事业的全面发展。凡牵涉到本单位干部、职工的录用、转正、调资、晋级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，公务员过渡、干部任免、党、团组织介绍信、计划生育目标管理等以及获得县级以上奖励的文件材料归为永久保管。而旧的规定这些文件材料大部分是归为长期或短期保管的。③“以我为主”，强调主人翁的地位。8号令将上级文件归入永久保存的档案，限定在“直属上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”的范围，这一规定对上级方针政策性文件的归档，做了明确的规定。这样大大减少了文件材料的重复归档。就我个人的理解认为，上级（或下级）机关来文，除在一定时期内对本单位工作有指导、参考或依据作用的有关规定、实施意见或情况汇报等定为30年保管，一般的定为10年保管就足够了。并不是发文单位级别越高的文件就越重要，保管期就越长。而反映本单位工作的计划、总结，大事记，党、政会议记录，本单位各项规章制度，财经预决算，统计报表等应归为永久保管。
4、文件材料归档后的排架存放。按照8号令要求整理的档案和原有档案（指按《归档文件整理规则》要求整理的档案以及包括传统的按卷整理的档案如何排架存放问题。我们采取的具体方法是先分年度，再分保管期限。即按8号令整理的保管期限为永久的档案与按《归档文件整理规则》整理的以件为单位的保管期限为永久的档案以及最早的以卷为单位整理的永久保存的档案一起排架存放；按8号令整理的保管期限为30年的档案与按《归档文件整理规则》整理的以件为单位的保管期限为长期的档案以及以卷为单位整理的长期保存的档案一起排架存放；按8号令整理的保管期限为10年的档案与按《归档文件整理规则》整理的以件为单位的保管期限为短期的档案以及以卷为单位整理的保管期限为短期的档案一起排架存放。
谈如何做好农村公路建设档案管理工作
连南地方公路管理站 罗桂莲
近年来，随着我县农村公路建设规模不断扩大，通达深度逐步提高，布局日趋合理，技术状况逐年改善，总体服务水平有了明显提高，为社会主义新农村建设作出了重大贡献。在农村公路建设发展的今天，对农村公路建设项目的工程档案管理工作要求也越来越高，公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸照片等档案资料，它是公路建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，同时又是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它既维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改扩建等不可缺少的科学依据。因此，如何健全和完善公路建设项目的工程档案管理工作，切实提高档案质量，充分发挥公路建设档案在公路规划、建设、管理工作中的作用，是摆在我们公路档案管理人员面前的重要课题。如何管理好这些农村公路建设的工程档案，既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
一、农村公路建设项目档案管理存在的问题
我县农村公路点多面广，许多参加公路建设的建设单位和管理单位对工程档案工作都缺乏重视，施工单位在施工中往往较注重工程建设，一般对内业资料不太重视。每条农村公路工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干。二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位。三是一般施工单位没有专职档案管理人员，对涉及到施工技术表格的填写、施工材料的保存、竣工图纸的整理及资料的专业分类组卷、往来文件的归档等内业资料没有及时整理、跟进。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。
由于对内业资料不重视，造成一系列的不良后果。其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财务。其三是为项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审查带来难度。
鉴于上述原因，因此应在工程建设中加强档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。除了认真执行法定的档案管理规定以外，还需根据自身的实际情况，制定有效的措施与办法。
二、农村公路建设项目档案管理措施的制定
（一）做好建设单位、监理单位、施工单位的资料整理工作。
农村公路建设项目自开工之日起，由于参建单位多、流动性大、工程时间跨度长，客观上给公路建设项目档案工作开展带来了巨大的困难，如果稍有不慎或工作不及时，就会造成公路建设项目档案收集不全甚至永远散失。所以，有关公路建设单位、监理单位、施工单位必须从公路建设项目开工之始，就要指定专人负责资料的收集、整理、保管、统计等工作的实施，坚持档案工作与工程建设同步进行，使应当归档的资料及时归档，只有在源头上把好关，才能堵住公路建设项目施工过程中档案工作的漏洞，使公路建设项目档案工作与公路建设同步进行。
（二）做好组卷工作。公路建设项目文件材料在归档前，必须按文件材料形成的先后顺序或公路建设项目完成进展情况，及时收集、整理、组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的安全保管和有机利用。文件材料必须反映工程真实情况，案卷内文件材料要求原件齐全、完整，卷内不能有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系，依据项目档案分类体系对农村公路项目档案进行统一的分类和编号。例如：
1、工程前期文件，包括征地拆迁文件、招标文件、投标文件、承包合同和工程交、竣工验收阶段形成的竣工文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理组卷。
2、施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、质量评定、检查验收记录及监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。
3、监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。
4、财务由财务部门按帐簿、凭证、报表、其他（如工程预决算书和财务分析报告，固定资产清册等）分类组卷。
5、根据农村公路建设项目档案文件的装订、编目、汇总、移交等工作程序，按一路一档的要求，每个农村公路建设项目建立一个专门档案，作为记录该项目建设全过程的历史资料，为农村公路建设的管理和建成后的质量评定和审计检查提供依据，做好档案资料的归档工作。
（三）、把好档案质量关。积极联系档案管理部门监督检查指导档案管理工作，对在工程建设中档案资料收集不齐全、书写材料不规范等现象及时纠正，只有把好档案管理质量关，才能有效的提高建档归档质量。
（四）做好对工程档案管理人员业务素质和技术培训
由于施工企业无固定的专职档案人员管理业内资料，且工程施工中人员变动大，从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。要想做好农村公路档案管理工作，公路档案管理人员的素质必须提高。工程开工前，应配备专职档案管理人员，并对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，学习工程建设专业各项技术知识，领会各级主管部门制定的各项关于公路工程档案的法规，如《中国人民共和国档案法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等，掌握管理公路工程档案所需要的相关知识和计算机管理管理档案的技能，掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动，使档案管理人员能切实保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管，更好地为公路工程建设项目服务。
（五）做好档案利用工作。首先要编制好检索工具，完整、简便的档案检索工具是档案开发利用的基础，只有做好了利用工作，才能满足日常档案管理和提供利用的需要。
综上所述，做好农村公路工程档案管理工作是公路管理的一项重要内容，也是一门重要的课题，我们必须千方百计采取各种积极措施，使工程档案的管理纳入法制化、规范化的管理轨道，使公路工程档案管理形成一套完整、准确、便于使用的档案系统，才能更好的为社会为大众服务。
谈我局基建工程档案的管理
英德市北江防护体系建设管理局 廖小玲
我局从1996年成立以来，先后建设了防洪堤、排涝站、截洪沟等工程。工程建设项目文件来源广，设计图纸、合同多，内容复杂，变化大，我局对工程建设项目文件实行了统一管理，从工程开工之日起就把工程文件管理作为工程建设的一部分，在抓好工程进展的同时，也重视工程文件的管理工作，形成了工程技术员把关、档案员负责收集、整理、归档的管理过程。
一、 谈对基建工程档案管理的认识
（一）做好基建工程项目档案资料管理是工程项目建设的重要组成部份
我市在建的江湾北堤重点工程项目规模大、工期长、建设条件复杂，施工过程中存在着大量的施工设计、施工工艺变更，新技术应用等情况，如不及时将施工过程中产生的文件材料收集、归档，对工程建设和运行管理会造成不可弥补的损失。我局领导非常重视项目档案的管理工作，把项目档案工作作为工程建设的重要组成部分来抓，从工程筹备立项到竣工验收，都有专人负责收集和整理项目档案。要求做到：资料完整、内容准确、分类规范、卷面整洁、归档及时、档案保存安全。
（二）工程文件材料的统一管理能为工程建设提供更好的服务
基建工程建设文件贯穿于工程建设的各阶段，从工程项目的初步设计、可行性研究、项目论证到技术合同谈判；从项目设计、工程概算到设备材料准备；从制定施工方案、施工进度等均需以各种技术文件为依据，工程建设文件密切相关。要做到工程施工所需的技术文件能按计划及时提供给相关部门，并且方便各有关单位和部门查找、利用，只有采用统一管理工程建设文件才能解决这一问题。工程建设中形成的各类技术文件，从工程前期谈判的原始记录、立项、设计阶段的文件材料、到施工阶段的施工图，以及引进设备的技术文件等都由档案室管理，档案室为工程建设文件的查找提供了方便。
二、 如何做好基建工程档案的管理工作
（一）建立工程文件材料的接收签收制和利用登记制度
由于工程建设过程中材料较分散，容易造成材料的散失。为掌握每一份工程文件图纸的去向，档案室已采用了工程文件及图纸资料的接收签收制和利用登记制度。档案室每收到一份工程文件及图纸就会有一份工程文件及图纸资料移交签收表。在资料移交签收表上填上工程文件、图纸名称、图号、接收人。当技术员要查阅工程文件材料时要填写查（借）阅登记表，填上领取部门、领取人姓名、领取日期、领取文件名称和份数。接收和利用档案资料都标注得非常明确，一旦施工过程中出现与工程技术文件及图纸有关的问题，不但查找方便快捷，而且为将来竣工后全面整理文件材料打下了基础。
（二）做好工程建设档案管理的前端控制工作
以往在工程建设档案管理中，我们常常注重于工程竣工后档案材料的收集工作，把重心只停留在对工程建设档案的管理上。后来我们在工程建设档案管理过程中认识到，对工程建设文件实行了统一管理，必须建立在对档案的前端控制上，不能等到所有的档案都形成了，被其他部门都留存之后才去收集，而是从工程一开始就开展档案管理工作，档案管理与工程建设同步。从项目建设开始，就明确分工了一名技术员（工程师）兼管工程档案资料员，负责对设计施工单位档案资料形成、积累工作的监督指导。在订立工程合同时，把档案的整理移交专门作为一项条款，并与工程款的支付相挂钩。
（三）档案员要加强学习、尽职尽责、努力做好基建工程材料的归档管理工作
基建工程档案有专业性强，保存价值高的特点。我们要加强对基建工程知识的学习，以便更好地把握材料的准确、齐全系统。熟悉使用专用软件，能为查阅者提供准确、快速的利用档案。按照规范化的要求分类整理。按档案管理恒温恒湿和整洁卫生的要求，做好档案的日常管理工作，确保档案的安全。
●简讯●
清远市将对全市二万多家“五小”企业全面登记建档
对 “五小” （小商店、小农资店、小作坊、小餐饮店和小屠宰场）生产经营单位全面建立档案，逐户登记，这作为今年最后四个月市产品质量和食品安全工作领导小组办公室抓好“五小”企业整治的三项措施之一，且放在首位，凸显出档案工作在企业经营管理中的重要作用。
据统计，清远市共有“五小”生产经营单位25935家，无证照数433家。这些企业多分布在城乡结合部、远城区，偏远乡镇等地方。
为做好对“五小”企业的整治，市产品质量和食品安全工作领导小组制定并将于下半年采取三项措施，首先对 “五小”生产经营单位建立档案，逐户登记。其次建立动态监管系统和网络，各监管部门将加大巡查频率，注重发挥基层政府和广大群众知情的力量，加强信息沟通，提高整治的有效性和针对性。再次抓好示范县（镇）创建时机，发挥示范效应。
（清远市档案局 翁惠娜）
英德市档案局加快档案信息化建设
根据省档案局的要求，为方便社会各界人士快捷查找档案资料，了解党和国家的方针、政策，使档案信息资源更好地为我市经济建设各项工作服务。经请示市政府同意，由市财政局拨出档案信息化建设专项资金8.865万元，购置了一批档案信息化管理设备，主要包括有档案数据库服务器、台式电脑、扫描仪、打印机、档案管理系统软件（网络版）等，目前，档案信息化的相关设备已安装完成，进入调试阶段。档案局已组织人手进行档案资料扫描、档案目录输入等工作，为开展档案馆目标管理晋升省一级做好准备工作。
（英德市档案局 陆军）
●清远市档案局2008年7—8月份大事记●
7月4—5日 韶关市档案局局长卢中强率局班子及科以上干部共15人到清远市参观考察。在两天的交流活动中，清远、韶关二局就档案网站建设、信息化管理、编研利用等方面进行了 广泛的交流。清远市档案局局长王振华等还陪同参观了清城区档案馆。
7月15日 湛江市档案局局长王小冰率有关人员到清远市考察县区档案馆建设情况，王小冰局长在市档案局王振华局长等陪同下，到清新县档案馆、佛冈县档案馆进行了实地考察，并与清远市、县档案干部进行了座谈交流。
7月17日 省档案局下发《关于开展“改革开放30年 广东省档案编研成果评优及展览”活动的通知》，决定成立活动领导小组和评审委员会。市档案局副局长朱小兵被邀请参加由15位专家组成的评审委员会。
7月23日 省档案馆工作升级评审专家组对佛冈县档案馆进行评审，经评审，确定佛冈县档案馆以91.1分 的高分达省一级档案馆标准。评审专家组由省档案局钟伦清处长、市档案局王振华局长为评审监督，省档案局吴晓琼副处长为组长。
7月28日 市档案局王振华局长及连州、连南、阳山、连山、等地档案局领导一行六人前往省档案局参加为期三天的全省新任档案局（馆）长培训班。
8月4日 下午，市档案局（馆）在市会展中心举行了清远市名人档案进馆仪式，正式接受了三位清远名人的原件档案。三位名人分别是《清远日报》社社长、中国新闻摄影家协会理事潘伟；中国《诗刊》理事、生态诗歌倡导者戚华海；摄影家刘苏。这是市档案馆成立20年来首次对名人的主要作品、业绩、经历有系统地、全面地收集进馆。仪式由市档案局（馆）副局（馆）长李杨爱主持，王振华局（馆）长为三位名人颁发了“收藏证书”，朱小兵副局长介绍了名人档案的保管条件和保护措施。市政府副秘书长温国伟出席仪式并讲话。
8月5日 市档案局办公室主任尹伟波撰写的论文《浅析清远市民营企业档案工作的现状及探索其发展路子》获清远市2007年度优秀学术论文三等奖。这次获奖论文共68篇，其中一等奖4篇、二等奖27篇、三等奖37篇。
8月7日 市档案局监督指导科科长翁惠娜前往广州参加全省档案业务工作会议，并就清远档案业务工作在会上发言。
8月8日 省财厅、省档案局下发《关于下达2008年全省欠发达地区国家重点档案抢救和保护经费的通知》，清远市共追加29万元，其中，市局5万元。
8月15日 市档案局党支部开展2007—2008年度民主评议党员活动，经评议，全局党员都达到合格以上标准。
是日 经市人民政府同意，市府办发出《关于开展各级国家档案馆晋升工作的通知》，要求市属各级国家档案馆，凡未达到省一级标准的，均应在今年内晋升为省一级档案馆。同时，市政府成立了清远市国家档案馆晋级工作领导小组，由副市长许国任组长，市委、市政府副秘书长温国伟、市档案局局长王振华任副组长。通知还要求各县（市、区）人民政府将档案馆日常工作中遇到的人、财、物方面问题，特别市档案保护费要求达到每年每卷2元以上。
8月21日 省档案局李士智副局长一行四人到清远检查指导档案馆工作。李副局长一行在市档案局领导陪同下，专程到清新县了解该县档案馆搬迁后的情况，并对搬馆后工作给予了高度评价和肯定。
是日 市档案局发出《关于做好建立清远民生档案目录中心工作的通知。
8月25日 市工商局档案电子化综合管理平台结题验收初审会议在市工商局会议室举行。市科技局的有关专家参加了会议。市档案局副局长朱小兵也到会并讲了话。该平台建设作为市科技项目，已攻关了一年多时间，对此项工作，市科技局专家给予了很高评价，建议尽快结题，并参加项目评奖。
8月28日 下午，由市政府召开的清远市档案馆晋级工作会议在市国际会展中心举办，各县（市、区）分管档案工作的领导，市档案管晋级领导小组成员、各县（市、区）档案局长、市档案局（馆）副科长以上干部及市直部分单位档案工作领导近40人参加会议。会议由市委、市政府副秘书长温国伟主持，市档案局副局长朱小兵宣读市政府《关于开展各级国家档案馆晋升工作的通知》，市档案局局长王振华作工作报告，副市长许国作了书面讲话。会议还听取了清城区、佛冈县档案馆晋级的经验介绍。《清远日报》社、清远广播电视台等新闻媒体均到会采访报道。
