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●特稿●

安全责任大于天

本刊编辑组

档案的安全问题，是档案保管单位的头等大事。最近，连州市档案馆由于馆藏档案虫蛀问题，受到通报批评。而清远供电局及时全面收集抗灾修复电档案资料，以更好地为供电系统今后安全生产、科技研究、应急管理、新闻宣传等各项工作提供支持和服务，此行动值得赞扬。另外，清城区档案馆在收到市局通报后，立即召开局务会议，落实了确保档案库房安全的七项措施，并上报市局和区政府，行动迅速，也值得肯定。二种现象，值弹值赞，发人深省。希望全市各级档案馆和各单位档案室，认真吸取档案虫蛀事件的教训，切实重视档案的安全问题，全力做好档案的完整收集、安全保管，有效利用工作，使档案在记录历史发展、促进社会进步、确保依法治市方面发挥更大的作用。

弹：2008年3月2日，市档案局组织档案馆工作执法监督检查组，对连州市档案馆馆藏档案遭受虫蛀情况进行了专项执法检查。检查组通过现场调查、实地察看、座谈，全面了解了该馆档案保管现状，发现存在比较严重的档案虫害问题和较大的安全隐患，具体情况如下：1、属永久保管期限的档案遭受虫蛀，情况严重。有32卷（档案内容为1953年土地分户清册）已严重被蛀，难以查阅；有169卷在一定程度上被蛀，档案已受损；有654卷受到虫害威胁。2、档案库房现置于机关办公楼内，无法开展库房内化学杀虫灭菌工作，致使馆藏近五万卷档案和近万册资料在一定程度上受到虫害威胁。3、档案库房严重不足，影响属永久保管的档案依法接收进馆，数量达二万多卷，也在一定程度上导致此部分档案存在安全隐患。

连州市档案局、馆在发现虫害情况后，虽已采取了一定的措施，也先后多次进行了灭虫，但并未彻底消除虫害现象，另外，也未将情况向连州市政府，分管领导和业务上级部门汇报，致使事态逐步发展，导致如今的严重局面。针对连州市档案馆存在的问题，根据《中华人民共和国档案法》和《广东省档案条例》等档案法律法规，清远市档案局经请示省档案局，作出如下处理决定：

一、取消连州市档案馆省二级档案馆称号，停挂“省二级档案馆”牌匾，上报省档案局备案。视该馆整改情况后审定恢复。

二、责成连州市档案局、馆迅速作出书面检查，并提出全面整改方案。书面检查和整改方案要报省档案局、清远市档案局和连州市人民政府。

三、连州市档案馆此次档案虫蛀事件，是长期以来档案馆库和保管条件恶劣造成的，要彻底解决档案安全问题，根本在于建设合符规范的档案馆库。因此，要求连州市档案局迅速提请连州市人民政府，尽快建设档案馆。

四、连州市档案局、馆对已遭受虫蛀和已有虫害隐患的档案，必须采取果断措施，全面进行消毒杀虫，同时，采用逐页裱糊，复印、数字扫描等方法，抢救保存。另外，请专业消毒灭虫部门到档案馆，商讨对馆藏档案进行化学灭虫的方法，并将有虫害的档案，转移到办公区外进行化学杀虫，待化学毒剂挥发后，再将档案移入档案馆保存。

赞之一：2008年1月底至2月初，南方地区遭受严重的冰冻灾害天气，电网受到了严重的损坏。仅清远电网受损基杆塔近12000座，受损线路177条，因灾停运变电站25座，27个镇506分区断电。清远立即组织了救灾大会战，经过25天近2万军民的日夜奋战，至2月29日晚，清远受灾电网全面恢复正常运行。在这次抗灾抢修复电工作中，档案，尤其是工程档案资料和图纸发挥了巨大的作用，为重建抢修工作提供了强有力的支撑。为准确记录这一历史事件，并确保电网抢修后档案的完整性，清远供电局根据上级精神于2月27日紧急下发了《关于全面收集抗灾抢修复电档案资料的通知》，提出了工作要求和收集范围。3月1日，又下发了《清远供电局抗灾抢修复电档案工作计划》和《清远供电局抗灾抢修复电工作文件材料收集计划》。清远供电局这种对档案完整安全认真负责的态度，是具有高度政治责任感的表现，是对历史、对企业负责的表现，值得大家学习。

赞之二：清城区档案局馆在收到市档案局《关于连州市档案馆馆藏档案虫害事件的处理通报》后，立即召开了局（馆）务会议，制定进一步确保档案安全是措施，并将情况向区政府专题汇报。清城区馆是最近才晋升省一级的档案馆，馆内条件在清远已经是比较优越的，但该馆领导并未因此放松安全问题，在局（馆）务会议上，定出了七项措施。清城区局（馆）重视档案安全的做法，可褒！

●工作交流●

发挥档案馆社会功能  为清新县经济社会服务

清新县档案局       陈伟姬

近年来，清新县档案管理工作在县委、县政府的正确领导下，认真贯彻执行《档案法》，取得了良好的发展成效，机关档案工作取得显著成绩，档案干部队伍素质不断提高，档案利用率不断增加。全县有62个单位（包括镇场）档案管理达到了省级标准，其中县财政局、县卫生局、县疾病预防控制中心、太和镇等24个单位达到了省特级档案管理标准。形成了常抓不懈的管理体制。基本达到档案管理工作制度化、规范化的要求。但作为全县档案重点部门的清新县档案馆，其管理仍存在利用率低、结构单一、特色不明显等问题，没有很好地发挥档案为经济社会发展服务的功能。

一、档案馆的社会功能欠缺

档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能、创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从清新县档案馆工作的现状来看，其社会功能的发挥仍存在一些有待解决的问题。主要有以下几个方面：

（一）利用范围狭窄。“档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。利用档案为党和国家的现实工作服务，就能更加充分地体现档案工作的价值和功能。”^①它作为人类社会历史的真实记录，应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。“档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”清新县档案馆的社会功能发挥离这一要求还存在很大的差距。目前清新县档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的。从档案的利用范围来看，更多的是为领导机关服务，为社会公众提供档案服务的比例很小，其中，提供量较大的只有山林档案。尽管在1986年2月7日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案较多，科技档案、专门档案极少。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。

（二）馆藏结构单一。据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案中文书档案所占比例偏重，而科技、专业、声像档案所占比例偏小，清新县档案馆也一样。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性。特别值得提及的是，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，还存在较大的难度。

（三）时间跨度短。清新县前身是1988年撤销清远县设立清远市而分设的清郊区，1992年经国务院批准清郊区改设为清新县。就清新县档案资源而言，大多数档案都是建县（区）前后建立的，而建县前的档案大多数不在库存或没收集。这就给开发利用档案信息、研究事物动态的发展规律、为经济建设和各项工作服务带来了困难。

（四）案卷质量较差。由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，如录入不规范、装订不整齐、书写不规范、不整洁、保存环境差等等。质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用，道理是显而易见的。

（五）档案特色欠缺。所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案。目前清新县档案馆馆藏档案大多数只是文书档案，缺乏反映清新特色尤其是农业发展、气候变化、旅游开发、行政区域调整等方面的档案，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

（六）编研工作滞后。主要表现在两个方面：一是编研材料内容单一。存在着重文书轻专业的档案编研现象。随着知识经济的发展，档案门类载体形式趋向多元化，专业档案信息开发与管理性、服务性的档案信息开发还存在较大差距，致使专业类档案信息没有最大限度地得到开发利用，从而没有产生应有的社会效果和经济效益。二是编研材料档次低。一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言，有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料的数量和速度的水平上，造成编研工作与现实相脱节，导致编研成果利用率低下。

二、档案馆社会功能欠缺的成因

造成清新县档案馆社会功能欠缺的原因是多方面的，有认识问题、投入问题、管理问题等。而主要原因有以下几个方面：

（一）领导对档案馆社会功能作用的认识存在偏差。许多单位或部门的领导对档案的作用都是一知半解，对其作用都是到了需要查阅或出具数字证明的时候才有了模糊认识，至今为止，可以说，档案仍很不为社会所重视。档案馆是法定的公益性文化事业机构，各级党委和政府应加强对档案工作的领导，正确看待档案馆在建设清新县中的作用，自觉把档案馆列入清新县国民经济和社会发展计划，及时解决档案馆发展中的重要问题，保证档案的保管、保护和档案资源的开发利用。

（二）社会对档案馆服务功能作用的认知程度较低。人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度，阻碍了档案馆社会功能的实现呢？主要是档案馆宣传工作没有到位。近几年清新县档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动，但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，对档案馆的宣传却未能做到同步进行，从而影响到社会对档案馆的认知程度。

（三）财政对档案馆建设投入不足。清新县档案局（馆）每年的办公经费只有7万元，除去必需的开支外，档案馆的开支已所剩无几。现在清新县档案馆的馆库设施非常简陋且库房严重不足，影响了档案馆工作的正常进行。档案是国家的，国家规定档案馆建设不属“楼堂馆所”，也不纳税。《档案法》规定：各级政府应把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，首先尽快解决无库和危库问题，然后按库房“建筑设计规范”逐步更新和现代化。

（四）档案管理队伍人员素质偏低。清新县档案管理工作人员虽然都有一定的文化程度，但专业人员较少，特别是懂电脑的专业人士更少，有关档案方面知识的培训又少，所以管理人员的业务水平得不到提高。另外档案工作者历来崇尚“默默无闻”，档案馆工作人员更是如此，缺乏开拓进取精神，进而影响了档案馆的社会功能的发挥。

三、努力做好档案馆管理工作，为经济社会发展服务

档案馆为社会提供服务，使档案价值得以实现，发挥其社会功能，必需通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。“要切实做好档案工作，必须具备以下三个条件：一是领导要重视，尤其是各单位办公室主任、各镇场党政办主任要高度重视；二是建设一支责任心强、业务水平高的档案工作人员队伍；三是加大对档案工作的投入。”^③此外，笔者结合多年从事档案工作的实践，认为应当从以下几个方面进一步加强清新县档案馆的管理工作。

（一）创造条件、丰富馆藏。没有丰富的馆藏，“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远，因而也一直是档案馆工作乃至专家、学者关注的焦点。目前清新县在丰富馆藏工作中应着重注意以下两点：一是丰富馆藏应注重质量。多少年来，由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加，量的多少成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件，从而导致了馆藏量的大幅度增加，大部份无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名多年藏于库内，留之无用，弃之可惜，既无助于档案价值的发挥，也给档案鉴定工作造成了很大的困难。清新县档案馆馆藏档案也走上了如此的怪圈，因此，丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷，在修改、完善有关规定的基础上将我县确实具有保存价值的有特色的档案收集进馆。二是做好档案征集工作。征集是档案收集工作的主要方式，也是丰富馆藏的重要途径。从实践上看，征集工作不象接收工作那样受进馆年限的限制，在时间的掌握上具有灵活性。另外征集工作范围较广，不只是面对领导机关，还要面对社会。所以通过征集方式进馆的档案从价值上来说更具有社会性，这就为档案馆发挥社会功能奠定了基础。开展征集工作是很艰难的，它要求征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情，要有正确判定被征集档案价值的能力，要及时征集有关信息、确定征集目标，要掌握一定的心理学知识，正确处理与被征集者的关系，还要将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作，只有这样才能保证征集工作的有效开展。

（二）努力做好档案开放工作。我国现代的开放档案原则和思想，可以说萌芽于20世纪50年代。档案的开放利用使档案馆具有积累并管理国家档案财富、传播档案信息为社会服务和宣传教育的功能。档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下，将档案向社会公众开放，以最大限度地发挥档案的价值。在第14次国际档案大会上，不少档案专家在建立现代档案馆有着共鸣：“数字化时代档案馆大服务范围不断扩展，从封闭的机要服务转向开放服务；从单纯为国家机构服务到为全社会服务；从单纯为政府官员服务到为广大民众服务。”所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案，另外应做好开放档案的宣传工作，通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录，介绍开放档案内容以便社会公众知晓，为开放档案之利用创造条件。清新县现有部份开放档案，但从目前来看，并没有多少人查阅，因此没有起到其真正的利用价值。今后应当着重做好档案开放的宣传工作，更好发挥开放的功能作用。

（三）加强档案馆基础设施建设。档案馆库作为永久保存档案的基地，是一种特殊的建筑物，一个符合建筑设计规范的档案馆舍和适应功能需要的基础设施是档案馆功能得以充分发挥的基本条件。新中国成立50多年来，我国各级国家综合档案馆馆库建设经历了从无到有、从小到大、从结构单一到功能相对齐全的过程。随着“四位一体”功能体制的逐步确立，档案馆基础设施建设也掀起了新一轮高潮，建成了一批具有发展代表性的、功能完备的档案馆，如广东省档案馆、浙江省嘉兴市档案馆、江苏省常熟市档案馆等。今天，“以人为本”已经成为各国档案馆建设的共同宗旨，发达国家档案馆从“人的不同要求”和“不同人的要求”两个方面，进行馆舍及基本设施建设和环境布局。我们应借鉴国内外的成功经验，结合自己的实际，抓住全面建设小康社会这一战略机遇期，以科学发展观为指导，按照《档案馆建筑设计规范》的要求，不断加强清新县档案馆基础设施建设。

（四）加强档案业务建设。重点要抓好三个方面的工作：一是丰富馆藏资源，改善馆藏结构。长期以来，我国各级综合档案馆馆藏档案普遍存在载体单一、内容单一的“清一色”局面，极大地影响了档案馆功能的实现。面对现实，着眼未来，清新县档案馆不能满足于按常规接收机关、团体、企事业单位的档案，要有计划、多渠道地收集或征集反映当地重大历史事件、重要活动、著名人物、民风民俗等档案。许多档案学家以其远见卓识倡导档案馆的馆藏要关注公众、反映民众、贴近民众，注意收藏有价值的公民个人档案，以丰富馆藏，改善馆藏结构。二是积极整合、梳理、安全科学管理档案资料。档案馆要充分发挥其功能，必须通过对大量档案资源进行科学地整理、加工和保管，如：对档案实体进行科学分类和编目，对档案信息内容进行规范著录和标引，建立各种档案数据库，对档案文献资料进行编研和出版，产出档案文化精品，对重点档案进行抢救，将重点档案抢救工作与馆藏室建设紧密结合起来，寓展于藏，展藏结合等。档案部门要在坚持原则的前提下，积极发挥创造性思维，做好档案资料的整合、梳理、管理工作。三是开辟多种途径，开展优质服务。2002年的全国档案局馆长会议对十三届四中全会以来13年全国档案事业发展的基本经验进行了总结，把为中国特色社会主义事业服务珍视为档案工作的生命线，高度评价了档案服务工作的重要作用。档案部门应充分利用计算机技术和网络技术，为社会各方面提供便捷、高效的档案信息服务。应以电子政务平台为依托，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，全面提高利用工作的效率和质量。应将被动服务和主动服务相结合，开展阅览室查阅、电话查询、举办档案展览等，开辟档案服务的多种途径。应以热情的服务态度，严谨的工作作风让利用者享受“上帝”的待遇。

（五）加强档案干部队伍建设。“档案工作是一项专业性工作，档案工作人员除了要有很强的责任心外，还要有档案专业知识，要培养专业的档案人才”。新形势下的档案馆功能建设需要有一支政治素质强、专业素质高、知识结构完善的高素质档案干部队伍。例如，档案馆举办展览需要具备展览策划、展品收集、展厅布置等展览业务专业知识的人才；开展已公开现行文件提供利用工作离不开懂得计算机操作知识的人才。要以拓展档案馆社会服务功能促进档案工作者素质的提高。档案部门要充分认识加强档案队伍建设的极端重要性，牢固树立人才资源是第一资源的思想，通过建立公开、平等、竞争、择优为导向的选人用人机制，开展各种业务能手的评定活动，建立和完善各类青年人才工作制度等，制定业务考核制度和措施，加强档案队伍建设。档案工作人员应当自觉树立终身学习理念，积极主动通过各种形式和渠道参与学习。要不断提高自己的岗位适应能力和对新工种的熟练掌握程度，适应新形势下档案工作的需求，掌握档案工作的方法和规律，提高业务能力，成为本职工作的行家里手。加强档案队伍建设，培养高素质人才，是推动档案馆功能建设顺利开展的重要保证。

学校照片档案管理

深圳市实验学校  朱晓东

照片档案具有直观、写实、形象、生动等独特优点，因此在我校多年的档案管理中，一直强调照片档案的拍摄、收集和整理工作，并且照片档案的存档已达到了一定的规模。

原来我们对照片档案是使用传统管理手段：把照片按时间先后收编成册，并在每册首页写上该册内照片编目，照片的描述说明则写于照片大小的卡片上，并连同照片及底片一同保存于册内。但这样的管理手段存在以下几个问题：

1．                查找困难：因为是按时间编册的，如果不是找特定时间的照片时就存在困难，比方说需要找某某人主持会议的照片，就不得不翻阅许多存档像册，费时费力。

2．                保存困难：照片档案的保管条件比其他载体档案的要求高很多，照片容易受温度、湿度、光照、空气等方面影响而变色失真，如果严格按照国家标准建独立的照片档案库，对于学校而言明显成本太高，无法做到。

3．                落后于时代发展：现在我校大部分照片都是用数码相机进行拍摄的，要存档还需要冲印出来，并把照片源文件也用软件或光盘记录下来一同编入册内，既麻烦又花费大。

4．                利用率有限：这和查找困难、保存困难、落后于时代发展等问题都有联系，不好找自然就不好用，难保存就不好随便让一般人员经常翻阅，用软盘保存数码照片源文件更是经常由于软盘损坏而丢失。

对于这些问题，我校领导在会同档案管理负责人、电教技术人员商讨后，决定使用先进的计算机网络软件技术解决它们。在考查了一些同类管理软件之后，决定自行开发照片档案管理软件，并明确了分析、开发、实施使用的三大步骤，这里也对它们进行简要描述并总结每一步骤的注意问题。

第一步：分析照片管理和软件技术结合的方案，明确了其中最核心的是学校照片档案的分类编目问题。经过对学校原有照片的情况进行统计，并参考其它档案的分类编目方法，确定分类方式如下表：

    在这一步骤中，分类编目的定制要十分科学，编目不能太少、意义要明确，这样才能在日后档案管理中准确把照片归类，但又要避免编目过细过多，避免编目不分层次或层次太多，这是以免给日后照片分类时候带来太多操作麻烦，反而容易造成工作人员对照片分类归档不认真。

第二步：开发照片档案管理软件，我校具备良好的计算机及网络条件，而且我校架构上有多个不同地点的分校，因此照片档案管理软件也采用了B/S与C/S结合的网络模式，方便使用。结构如下图：