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清远档案78期
●专稿● 创新服务 开拓连山档案事业新局面 连山县档案局 蒋耀庭 一直以来，档案部都被喻为要权无权、要钱无钱的“清水衙门”，在以经济建设为中心的新时期，由于受市场经济的冲击和社会档案意识薄弱的影响，档案部门成为了“看不见的战线和被遗忘的角落”。但是就是在这样一种平凡的岗位上，连山档案局、馆却向人们展现了一个不平凡的形象：1999年被县委县政府评为“文明单位”，2002年被省档案局评为“档案工作目标管理三年攻坚先进单位”，2003年被县委、县政府授予“创建文明机关优秀单位”，2000年被县委授予“先进基层党组织”荣誉称号，今年7月又被县直工委授予此称号。能够取得这样的成绩，连山档案局、馆靠的是在党委和政府的正确领导下，默默奉献、扎实工作，以创新服务机制为动力，充分发挥档案部门的服务性，不断为社会各界和政府工作提供各项工作服务。 丰富馆藏，优化馆藏结构，为社会各界提供利用档案服务 档案馆要成为档案信息的基地和中心，就必须下大决心，不断丰富馆藏，优化馆藏结构。1999年，连山档案馆以达标升级为契机，全面开展档案的接收和规范化整理工作，1999年12月，该馆晋升为省二级档案馆工作达标单位，馆藏档案达17780卷，馆藏档案门类达20种。近两年来，又新增接收了一批审计、婚姻、山林权证、基建工程及农业科技等专业档案2200卷，大大丰富了馆藏档案。此外，连山档案馆还热情主动做好档案的提供利用服务工作，无论是上级领导，还是村民百姓，来到档案局、馆查阅档案，都会享受到工作人员热心周到的服务。2003年至今，连山档案馆提供利用馆藏档案达l000余册次，接待利用者600余人次，复印摘录档案4500多页。连山档案馆的馆藏档案，为当地的领导决策、编史修志和解决山林土地纠纷等方面，提供了大量翔实可靠的档案材料，取得了明显的社会效益。 建立和完善现行文件阅览中心，为人民群众提供利用“红头文件”服务 政策和法规是人们从事各种社会活动的依据。很多人因为不懂政策，导致出现违规行为，或者造成了不必要的损失。让群众了解党和国家方针、政策，密切党群关系，维护群众合法权益和社会稳定，是经济发展需要。根据这一社会需要，连山档案局、馆设立了现行文件阅览中心，并于今年3月正式对外开放。阅览中心收集了县直50多个职能部门的现行政策性、服务性、公益性、法规性非涉密已公开“红头”文件4121份，文件的内容涉及城市建设、土地政策、工业农业、文化教育、劳动人事、民政优扶、环保交通、工商税收、医疗卫生、水利电力、人口计生等方面，社会各界和人民群众可凭有效证明随到随查，大大满足了人民群众的需要，受到了群众的好评。 妥善处置撤并转制机构和国有破产企业的档案工作，为政府的体制改革工作提供服务 机构的撤并转制和国有破产企业的处置，是政府工作的范畴，但如何做好其中的档案工作，维护历史资料的完整，却是档案部门责无旁贷的职责。为了做好这项工作，连山档案局、馆提前介入各个撤并转制机构和破产企业的善后工作，派出业务人员，监督指导开展档案的收集、整理和移交工作，确保了撤并转制机构和国有破严企业的档案不分散、不受损，也使该项工作得到正确、有序开展。目前，连山档案局、馆已全面完成辖区内的撤并转制机构和国有破产企业的档案整理接收工作，接收了l5个撤并转制单位档案 逐步完善档案局、馆的软硬件设旋，不断提高档案的管理和服务水平 连山档案局、馆晋升为省二级档案馆工作达标单位后，并没有放缓各项基础业务建设的步伐，一方面是在入馆档案大量增加的情况下，以方便管理的原则，对档案库房进行重新规划布置，对档案目录、专题目录、箱柜指引卡和示意图等检索体系作了进一步的完善，使群众查找、利用档案更方便、快捷：另一方面是积极争取县委县政府的支持，全面装修改建档案馆大楼(包括装修外墙、补漏、安装环形走廊铝合金窗和避雷器、线路改造等)，购置了20套铁质档案柜、两台电脑和一套档案微机管理软件，购置安装了 连山档案局、馆始终坚持档案工作围绕党委、政府的中心工作服务，狠抓党员干部的政治和业务素质培养，积极实践各项档案服务机制，为连山的档案事业开拓了一个全新的局面。 ●工作交流● 加强旅游业务档案管理工作 为清新发展县域经济提供服务 专门业务档案作为档案管理的一个独立分支，不仅在内容、结构上具有鲜明的特点，而且在档案建立过程、管理方式上也呈现出不同的特点。 清新旅游局资源与市场开发类专门业务档案包括文书、音像、照片等档案。以其特殊的形式，生动、详实、形象地再现了历史的一个个精彩瞬间。对于一个县来讲，旅游局的旅游资源与市场开发类专门档案记录着旅游业的发展过程，记录了它每个时期不同的风光面貌。如何更好地收集保存好这些档案，为开发利用好档案信息资源，服务今后旅游事业有着十分重要的作用。清新县旅游局在工作过程中，十分注意收集积累旅游资源与市场开发类专门档案，具体做法如下： 一、统一认识，明确任务，突出重点，多管齐下，全力以赴抓好旅游资源与市场开发类专门业务档案 清新县旅游局领导班子高度重视，为旅游资源与市场开发类专门业务档案工作的开展提供坚强保证。为了积极推动旅游资源与市场开发类专门业务档案工作的开展，清新县旅游局领导高度重视，将这项工作作为日常重要工作的一项内容，采用各种有效措施，积极推进工作的开展。为了加快机关档案综合管理升级工作的步伐，成立了档案综合管理工作领导小组，使档案工作真正做到有人抓，有人管，有人做，都能够履行职责，为专门业务档案工作的开展提供了必备的条件。将专门业务档案工作列入综合档案室及各业务股室档案员年度考核的一项考核内容，为旅游资源与市场开发类专门业务档案工作的顺利开展提供坚强保证。 (二)创造条件，提供支援，为旅游资源与市场开发类专门业务档案工作提供有力保障。清新县旅游资源与市场开发类专门业务档案工作得到县旅游局和档案局的大力支持。在资金紧缺的情况下，抽出资金近3万元购买了六套规范统一的30个档案铁柜，资料铁柜2个，安装了空调、防盗网、防光窗帘、防盗门、灭火筒等设备。我们多次与县档案局联系，得到他们的大力支持、指导，使档案升级工作有序地开展，为旅游资源与市场开发类专门业务档案工作提供有力保障。 (三)方法多样，措施得力，为旅游资源与市场开发类专门业务档案工作提供有效手段。结合实际，采取灵活有效措施推动旅游资源与市场开发类专门业务档案工作任务的完成。建立归档制度，确定归档范围，归档时间，制定各景区的代号排列顺序和归档要求。每年年终向各旅游企业收集资源与市场开发类档案，包括：全县的旅游资源与市场开发的工作总结及计划、旅游总体规划、导游词、宣传广告合同、宣传小册子、宣传资料、各项宣传推介活动资料、设立旅游景区办理程序的指引、景区开发情况、旅游资源情况、投资情况、招商引资项目及其它相关资料。各景区归档范围：景区的相关证照复印件、环评、项目立项批复、编制可行性报告、签订土地开发合同、旅游总体规划、导游词、宣传小册子、宣传资料、各旅游项目及报价、各项宣传推介活动资料、景区开发情况、投资情况、招商引资项目、景区创A的材料、其它相关资料。按照归档范围收集材料，对依法接收来的材料，进行分类和必要的加工整理。 1.按资源类、市场开发类档案或各景区档案进行分类。每一明细类别设立一个代号，代号从“ 2.照片档案包括底片、照片和说明三部分，底片单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。照片档案的装具，按照《照片档案管理规范》的要求，专用国家标准的照片档案装具。卷皮的格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。（1）鉴定归档的照片。作为归档的照片一定是反映景区区容区貌、建设工作成果、举办重大节庆活动、领导和著名人物考察等具有保存价值的照片；（2） 照片档案的分类。根据的特点，将照片档案分为二大类：景区区容区貌类和领导考察、外宾来访、节庆活动类；（3）照片的整理。根据资源与市场开发类照片档案的二大类，按照年代进行整理、归档。照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。每张照片标明编号，编号遵循在照片册内编制流水号的原则，每卷内都从“ 3.光盘类声像类档案包括VCD、DVD。按照年代进行整理、归档。每张光盘标明编号，编号遵循流水号的原则，从“ 各类档案都编写案卷目录、卷内文件目录；并将目录输入档案管理软件内，用电脑进行管理和查找。归档后档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。 二、落实长效机制，坚持不懈抓好旅游资源与市场开发类专门业务档案续建工作 (一)再部署、再动员，积极推动旅游资源与市场开发类专门业务档案续建工作的开展。为了使旅游资源与市场开发类专门业务档案工作步人经常化、制度化的轨道，2007年1月清新县旅游局档案综合管理被评为清远市首个旅游系统档案综合管理省特级单位后，2007年2月及早对旅游资源与市场开发类专门业务档案续建工作再部署、再动员。与此同时，清新县旅游局积极向县政府争取经费加上本局节存经费共3000多元，购买相关档案箱柜，有力地支持了旅游资源与市场开发类专门业务档案续建工作的开展。 (二)以检查为手段，以利用为中心，促进旅游资源与市场开发类专门业务档案工作的持续开展。清新县旅游局档案综合管理工作领导小组旅游资源与市场开发类专门业务档案工作对进行检查。检查情况表明，专门业务档案工作制度、人员落实，档案保管保护设备进一步完善，积极督促健全专门业务档案检索工具和手段，加强编研工作，积极做好主动服务和利用实例收集工作，提高专门业务档案工作管理水平，为清新县发展县域经济提供有效服务。旅游资源与市场开发类专门业务档案工作正朝着规范化、制度化的方向迈进。 加强旅游资源与市场开发类专门业务档案建设是时代的需要，是发展的需要，是社会的需要，本着“尊重历史，突出旅游特色，为县域经济服务”的宗旨，今后我们将不断完善档案管理机制，强化档案的全程管理，提高专门业务档案的归档质量，不断增加档案的利用率，努力为旅游业发展服务。 清新县旅游局档案综合管理办公室 浅谈如何结合实际开展有卫生专业特色的档案编研工作 随着我国疾病预防控制工作的不断发展，各级卫生防疫站已不复存在，取而代之的是疾病预防控制中心(检验中心)和卫生监督所。因此，原卫生防疫站的档案编研工作也发生了很大的变化。就以我中心为例，我中心于 一、以业务档案为编研工作的主要对象 疾病预防控制中心在以开展疾病预防为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于疾病控制是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体(即业务档案)也就具有了极强的专业性。此外，疾病控制在业务上又具有连续性的特点，例如对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生、职业卫生的监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为中心开展疾病控制、卫生防病和监测工作服务。 二、选题要围绕业务上的主要任务 档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动，脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。 (一)要了解和掌握单位的中心工作 在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如2003年底，我们遭到“非典”的突袭，而当时我单位的中心工作是全力抗击SARS。对此，档案室及时做出反应，在制定2004年编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料——非典来文汇编，为及时满足中心的利用需要起到了积极的作用。 (二)要了解和掌握各项业务工作内容 疾控中心的主要业务是开展儿童计划免疫工作，对各类传染病、地方病的预防和控制以及对食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、职业卫生的监测。档案人员在制订各专业的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。 三、积极开发深层次的档案编研材料 档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如在开展疫情分析预测的过程中，需要掌握和对比以前年度的分析数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二、三次加工产品上。从实践中看，根据各业务科室的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我中心所编制的“清远市1978-2002年霍乱流行与防治情况”、“清远市1988-2001年细菌性痢疾流行情况分析”、“清远市丝虫防治史”等编研材料在实际工作中显示了很强的实用性。 四、档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题： (一)要积极争取业务部门的配合 档案部门根据所选题目，以站藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。 (二)统计分析时间跨度要大 统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。 (三)统计数据真实准确完整 编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算，且计算要准确，并要经过复核。 (四)形式新颖、美观 编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖美观。 五、档案人员应具备专业知识 档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为卫生防病业务服务，这是疾控中心档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为疾控中心的档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，二是卫生防病专业知识。目前的很多档案人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的，这也是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。最后，档案人员还应走出去，向兄弟单位学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。 总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发卫生防疫档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。 ●馆藏介绍● 《佛 冈 厅 志》 ——市县馆藏介绍之一 《佛冈厅志》（又称《佛冈厅志书》）现存佛冈县档案馆。该志书是道光17年（1837年）龚耿光任厅同知时组织修纂的，由龚耿光任主编，本厅生员宋章锡、黄澄溪任副主编，志书的资料搜集，整理涉及人员20多人，用一年多时间完成了初稿，后经修改、补充，于道光21年（1841年）由龚耿光将初稿誉清。道光30年（1850年）夏承煜任佛冈厅同知时，认为此志稿很有参考价值，于是与原编纂人员商量，筹措资金，于咸丰元年（1851年）将《佛冈厅志》刊印，成书四卷（两册）。 嘉庆18年（1813年），因治理佛冈的需要，朝庭批准把佛冈改为厅建制，建立直隶军民厅（简称佛冈厅），从此，佛冈有地方一级政权（县级）。佛冈厅辖清远县的吉河乡（今佛冈县的的水头、三八、石角、龙南四个镇）和英德县大陂六乡（今佛冈县的高岗、烟岭、迳头三个镇）。在建厅之前，佛冈地域属清远县和英德县。 《佛冈厅志》是佛冈建厅以来的第一部志书，时间跨度为25年（1813年——1838年），志书内容翔实，条目清晰。它系统地介绍了佛冈建厅以来20多年的历史，主要内容包括疆界、建置、物产、官职、军事、学校、礼仪、风俗、人物、文艺作品等方面，对后人了解佛冈这段历史很有参考作用。如建置一编，又分城池、衙署、乡里、圩市、铺递、桥梁等；又如军事编，下设营制、兵额、粮饷、装备、汛防、教练场等，内容记叙很详细。此外，该书别具一格，有鲜明的编纂特点。如疆界编除了介绍沿肇、分野、舆图、疆理、山川、形胜之外，还用列表的方式直观介绍佛冈地域自西汉至清各朝代的疆界变化和所隶属州郡的嬗变以及一些重大事件的梗概。 佛冈县档案馆收藏的《佛冈厅志》据考是最早版本，是珍贵的文献，具有较高的史料价值，对发掘、研究粤北山区一带历史文化遗产提供了极其重要的原始材料。 （李 杨 爱） ●简讯● 突出重点 注重实效 市档案局扎实开展纪律教育月活动 市档案局紧紧围绕“加强作风建设、勤政廉政为民”的主题，认真部署、落实和扎实开展今年纪律教育学习月活动。为确保纪律教育月活动不走过场，市档案局结合工作实际，制订了《清远市档案局2007年开展纪律教育学习月活动工作实施方案》，在开展纪律教育月活动中，突出重点、注重实效。 一、注重廉政、勤政教育。一是组织副科级以上干部学习省纪委第七次全会精神和市纪委《关于认真贯彻〈中共中央纪委关于严格禁止利用职务上的便利谋取不正当利益的若干规定〉的意见》；二是组织全体干部集中观看《廉洁治家警示录》、《底线失守的代价》等党风廉政建设电教片；三是组织全体党员到市党风廉政教育基地参观学习；四是在全局开展向“新时期档案工作者的先进代表下峰煜同志学习”的活动。通过开展教育活动，真正树立起档案部门“立党为公、执政为民、拒腐防变、廉洁奉公”的良好形象，促进档案事业与社会发展良性互动。 二、注重机关效能建设。市档案局在今年的纪律教育月中，以树立机关在“八个方面的良好风气”有新的气象为目标，将“纪律教育月”活动与档案信息化建设和档案资源开发利用服务相结合，积极推动档案工作向社会延伸，不断提高服务全局、服务基层、服务社会的能力和水平。一是加强档案业务管理工作，不断提高全市档案管理和依法治档的水平；二是完善窗口服务，着力打造政府政务信息公开场所。积极做好档案查阅利用工作，做到查阅档案专人接待，随到随查，并实行免查阅费、免咨询费、免复印费的“三免服务”。加大现行文件的收集、整理、开放力度，不断加快现行文件数字化建设的步伐，以满足人民群众查阅利用“红头文件”的需要；三是优化档案服务平台。积极推进清远档案信息网站建设，加快网上查阅档案的步伐；四是大力推进档案资源整合和开发利用工作。围绕中心、服务大局，把市四套领导班子的重要政务活动、上级领导来清远视察指导工作和市重大事件、突发事件的重要新闻剪辑、拍摄、刻录下来，并进行数字化处理，为清远市保存珍贵的电子和声像档案资料。 （尹 伟 波） 清新县档案局党支部到驻点村过党日 今年是中国共产党成立86周年，为让广大党员能够受到党的温暖和关怀，激励广大党员在加快全县经济发展，构建绿色清新、和谐清新的伟大事业中奋发有为、开拓选取。清新县档案局党支部在“七Ÿ一”前夕，到驻点村与农村与农村困难党员庆祝党86岁生日。 走访慰问生活困难党员，是我们党的一以贯之的优良传统，是新对期扶贫帮困工作的重点，是关爱弱势群体工作得到充分体现的实际行动。该局党支部历来十分重视和关心驻点村贫困党员的生产生活情况， 为响应省、市、县妇联号召，从今年起开展“和谐清新，关爱儿童”一千名爱心父母牵手困境儿童志愿行动。该局领导十分重视此项工作，把此项工作作为落实科学发展观、构建和谐清新的一项重要举措，作为每个党员干部义不容辞的责任。 清新县档案局 ●清远市档案局6、7月份大事记● 是日 下午，清远广播电视台档案综合管理通过评审，达省一级标准。达标活动期间，清远广播中心还向市档案馆移交了六项有保存价值的清远历史活动录音档案。 6月25—26日 由市档案局局长王振华、副局长李杨爱带队的参观考察组一行8人前往东莞市档案馆考察学习档案馆工作，清城区局局长马镜明、清新县局局长陈朝永等参加了考察。 是日 市档案局转发省档案局《关于做好档案安全保护工作的紧急通知》，要求各县（市、区）档案局、市直各有关单位，认真做好主汛期间档案安全保护工作。 是日 市档案局副局长朱小兵参加广东省档案工作考察团，前往北欧三国考察档案工作。考察团一行11人，由省档案局副局长李士智任团长，先后考察了瑞典斯德哥尔摩市档案馆、冰岛雷克雅克市档案馆和丹麦皇家图书馆的情况。考察团于
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